Tiara Blogs

Sistem informasi saat ini sudah menyentuh seluruh aspek dalam kehidupan manusia. Baik itu dalam kehidupan sehari-hari masyarakat umum maupun kegiatan bisnis. Peran sistem informasi dalam kegiatan bisnis sangat besar, terutama pada era globalisasi dan era informasi saat ini. Tingginya tingkat persaingan yang terjadi menyebabkan pengelolaan dan penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi menjadi salah satu faktor kritis keberhasilan perusahaan/organisasi. Apakah sebenarnya sistem informasi itu dan bagaimanakah suatu perusahaan dalam mengelola dan menerapkan sistem informasi?

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya data yang menumpulkan dan mentransformasi informasi dalam suatu organisasi. Menurut O’Brien, berdasarkan kegunaannya Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi sistem informasi sebagai pendukung kegiatan operasional dan sistem informasi penunjang manajemen perusahaan.

Gambar 1 Kegunaan Sistem Informasi

Sistem informasi memiliki peran penting dalam menentukan keberhasilan perusahaan karena:

1. Sebagai Sistem Penunjang Operasi

Sebagai sistem penunjang operasi (operations support system), sistem informasi dapat:

• Memproses transaksi-transaksi bisnis secara efisien
• Mengendalikan proses-proses industri
• Mendukung komunikasi dan kolaborasi
• Memperbaharui basis data perusahaan

Operations support system dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu:

A.  Transaction Processing Systems (TPS)

TPS berfungsi untuk mencatat dan memproses transaksi-transaksi bisnis. Contoh: sales processing, inventory systems, accounting systems.

B.  Process Control Systems (PCS)

PCS berfungsi untuk mengawasi dan mengendalikan proses-proses fisik. Contoh: menggunakan sensor-sensor untuk mengawasi proses-proses kimia di pengolahan minyak

C.  Enterprise Collaboration Systems (ECS)

ECS berfungsi untuk mendukung komunikasi tim dan kelompok kerja. Contoh: email, video conferencing.

2. Sebagai Sistem Penunjang Manajemen

Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system), sistem informasi dapat menyediakan informasi dan mendukung para manajer dalam membuat keputusan secara efektif.

Management support system dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu:

A.  Management Information Systems (MIS)

MIS dapat membantu dalam melaporkan dan menunjukkan kinerja kegiatan bisnis tertentu. Contoh: daily sales analysis reports.

B.  Decision Support Systems (DSS)

DSS dapat menyediakan dukungan ad hoc dan interaktif. Contoh: sebuah analisis what-if untuk menentukan dimana sebuah perusahaan harus menggunakan dana periklanan.

C.  Executive Information Systems (EIS)

EIS dapat menyediakan informasi penting untuk para eksekutif dan manajer suatu perusahaan. Contoh: akses yang mudah terhadap kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan oleh para pesaing.

Selain operations support system dan management support system, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya yaitu Expert Systems, Knowledge Management Systems, Strategic Information Systems dan Functional Business Systems.

Perusahaan dapat mencapai efektivitas dan efisiensi baik dalam proses bisnis maupun dalam pengambilan keputusan manajerial dengan menggunakan sistem informasi. Sehingga pada akhirnya terciptalah sebuah perusahaan yang adaptif dan memiliki daya saing yang tinggi di tengah lingkungan bisnis yang dinamis.

Kualitas suatu informasi perlu diperhatikan agar keputusan yang dihasilkan dapat efektif. Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal, yaitu :

• Relevancy (relevan)

Setiap informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda.

• Accuracy (akurat)

Informasi yang akurat berarti informasi harus terlepas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.

• Timeliness (tepat waktu)

Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.

Pihak pengembang dan pengelola sistem informasi harus mengetahui aktivitas pada tiap level manajemen dan tipe keputusan terjadi di setiap level tersebut. Hal ini dimaksudkan agar informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen dapat diperoleh. Oleh sebab itu, diperlukan keterlibatan dari end-user, dukungan manajemen eksekutif, kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat, serta harapan yang realistik di dalam membangun dan mengelola sebuah sistem informasi.

Terdapat beberapa model yang biasa dilakukan oleh suatu perusahaan dalam membangun dan mengelola sistem informasi, yaitu insourcing, co-sourcing, dan outsourcing. Setiap model memiliki keunggulan dan kelemahannya tersendiri, sehingga tidak ada model yang mutlak lebih baik dibandingkan dengan model lainnya.

1. Insourcing

Insourcing adalah model pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Dalam model ini, perusahaan mempertahankan dan mengelola semua peralatan IT secara langsung dan in-house.

Keunggulan insourcing antara lain:

• Sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan serta dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
• Biaya pengembangannya relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
• Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
• Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
• Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
• Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
• Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan dengan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
• Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol.
• Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya.
• Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing.
• Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks
• Kedekatan departemen yang mengelola sistem informasi dengan end-user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan.
• Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar

Kelemahan insourcing adalah :

• Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
• Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
• Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
• Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
• Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
• Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
• Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol.
• Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa.
• Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan.
• Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri

2. Co-sourcing

Co-sourcing adalah sebuah model pengembangan sistem informasi yang melibatkan staf dari dalam perusahaan dan penyedia layanan eksternal. Perusahaan dan penyedia layanan eksternal memiliki tanggung jawab bersama untuk membangun, menyediakan dan mengoperasikan sistem informasi. Model ini melibatkan tugas-tugas outsourcing tertentu.

Keuntungan pemilihan co-sourcing sebagai alternatif pengembangan sistem informasi dalam suatu perusahaan antara lain:

• Tim berada di bawah arahan dan kontrol langsung perusahaan sehingga kinerja pihak ketiga dapat langsung diawasi oleh perusahaan.
• Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan kebutuhan baik dari segi kuantitas maupun kualitas.
• Standar, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Tim mempunyai sense of ownership and accountable dalam membangun sistem.
• Tim merupakan kepanjangan tangan dari perusahaan sehingga kepercayaan perusahaan dapat dijaga.
• Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi seluruh komponen perusahaan.

Sedangkan kerugian pemilihan co-sourcing dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi, yaitu:

• Kemungkinan akan terbaginya SDM yang memiliki kompetensi dalam fokus bisnis yang dilaksanakan.
• SDM dari perusahaan hanya disertakan sampai rancangan penyusunan dan pengembangan sistem sehingga perusahaan sulit melakukan perbaikan dan pengembangannya lebih lanjut.

3. Outsourcing

Outsourcing adalah  melakukan kontrak dengan perusahaan lain dengan menyewa ahli teknik papan atas dan mendistribusikan waktu mereka atas sejumlah kontrak. Dalam model ini perusahaan bekerja sama dengan penyedia layanan untuk secara penuh mengelola seluruh area atau fungsi dalam suatu perusahaan, terutama operasi TI perusahaan yang mencakup jaringan, pusat data, pemeliharaan, dan atau pengembangan software.

Menurut Millar, terdapat empat tipe dasar pengaturan outsourcing, yaitu:

• General outsourcing;
• Transitional outsourcing;
• Business process outsourcing; dan
• Business benefit contracting.

Keunggulan outsourcing dibanding dua model sebelumnya, antara lain:

• Menghemat biaya sehingga dapat mencapai ROI maksimum.
• Mengurangi pengeluaran operasional (OPEX) dan pengeluaran kapital (CAPEX).
• Perusahaan dapat fokus pada bisnis/kompetensi inti
• Mencapai tingkat staf yang fleksibel
• Mendapatkan akses ke sumber daya global
• Penurunan waktu ke pasar
• Perusahaan menjadi lebih kompetitif dengan memfokuskan kemampuan internal IT kepada insiatif yang lebih strategik.
• Perusahaan dapat mengembangkan kemampuan, menghilangkan kebutuhan modal yang besar dan mendapatkan sumber daya finansial/investasi dengan tingkat pengembalian yang lebih menarik.
• Perusahaan dapat mengadaptasi teknologi baru yang sedang dikembangkan oleh penyedia layanan eksternal.

Adapun kelemahan dari model outsourcing, antara lain:

• Tidak secara fleksibel mampu menangani permasalahan-permasalahan dalam perusahaan.
• Dapat ditiru oleh pesaing lain.
• Memerlukan waktu, koordinasi dan biaya dalam melakukan perubahan terhadap isi dari kesepakatan kerja sebelumnya.
• Adanya kecenderungan penyedia layanan eksternal untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam membangun sistem informasi bagi pelanggannya agar jasanya tetap digunakan.
• Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dikembangkan oleh penyedia layanan eksternal.
• Memiliki ketergantungan kepada pihak ketiga.
• Memungkinkan terjadinya pencurian atau hilangnya sistem dan data yang perusahaan sehingga merugikan perusahaan.
• Layanan yang diberikan tidak memuaskan sehingga tujuan yang diharapkan oleh perusahaan tidak dapat terpenuhi.

Di bawah ini adalah gambar matrik keunggulan dan kelemahan insourcing, co-sourcing dan outsourcing.

Delivery strategy	Description	Advantages	Disadvantages
Insourcing	This approach relies on utilising internal resources in the delivery of a new application, revised application, or data centre operations.	- Direct control – Freedom of choice - Rapid prototyping of leading edge services - Familiar policies and processes Company	- Scale limitations - Cost and time to market for services readily available outside - Dependent on internal resources and their skills and competencies
Outsourcing	This approach utilises external resources in a formal arrangement to deliver a well-defined portion of an application’s development, maintenance, operations, and/or support. This includes the consumption of services from Application Service Providers (ASPs).	- Economies of scale - Purchased expertise - Supports focus on company core competencies - Support for transient needs - Test drive/trial of new services	- Less direct control - Exit barriers - Solvency risk of suppliers - Unknown supplier skills and competencies - More challenging business process integration
Co-sourcing	A combination of insourcing and outsourcing. This generally will involve contracting with an external firm to deliver a portion of an application’s development, maintenance, operations, and/or support while acting within the premises of the company.	- Time to market - Leveraged expertise - Control	- Project complexity - Intellectual property and copyright protection

Gambar 2 Matrik Keunggulan dan Kelemahan Insourcing, Co-sourcing dan Outsourcing

Perusahaan cenderung menggunakan model outsourcing karena outsourcing dianggap sebagai sarana untuk mengurangi biaya, menurunkan pekerjaan agar memungkinkan suatu perusahaan berkonsentrasi pada sejumlah aspek penting pengembangan dan penggunaan teknologi informasi dan mengakses keterampilan yang akan menjadi terlalu mahal jika harus diusahakan sendiri oleh perusahaan. Penerapan outsourcing pertama kali terjadi pada tahun 1989, ketika Eastman Kodak mengumumkan bahwa mereka memakai layanan outsourcing sistem informasi dari IBM, DEC dan Businessland (sekarang bernama Entex Information Services). Hal ini menimbulkan kegemparan di dunia IT sebab sebelumnya tidak pernah ada sebuah perusahaan besar menyerahkan pengembangan sistem informasi, yang dianggap sebagai aset strategik, kepada penyedia layanan pihak ketiga. Setelah itu, eksekutif beberapa perusahaan besar di Amerika seperti General Motors, Halliburton, Hughes Aircraft, Scott Paper, American Express, Bethlehem Steel, Continental Bank, Amtrak, Enron, National Car Rental dan Delta Airlines mengikuti jejak Eastman Kodak dan menandatangani kontrak jangka panjang bernilai ratusan juta dolar dengan “rekan” outsourcing mereka. Selain perusahaan-perusahaan yang telah disebutkan sebelumnya, Xerox, General Dynamics dan McDonnell Douglas juga telah menandatangani sejumlah kontrak bernilai milyaran dolar. Tren ini tidak hanya terjadi di Amerika Serikat. Lufthansa di Jerman; KF Group di Swedia; British Petroleum, Guiness, Rolls Royce, Inland Revenue dan British Aerospace di Inggris; Canada Post di Canada; Swiss Bank di Swiss; Telestra, Commonwealth Bank, Lend Lease dan pemerintah Australia Utara di Australia; dan ABN Amro di Belanda telah menandatangani kontrak dengan sejumlah penyedia layanan outsourcing seperti IBM, EDS, CSC, SHL Systemhouse, AT&T Solutions dan Perot Systems. Beberapa perjanjian outsourcing juga dapat diperluas dengan dibentuknya perusahaan yang dimiliki secara bersama oleh penyedia layanan dengan klien, sebagai contoh TransQuest (Delta Airlines dan AT&T Solutions), Technology Service Solutions (Kodak dan IBM) dan Systor AG (Swiss Bank dan Perot Systems). Sebuah studi yang dilakukan oleh Gartner mencatat bahwa layanan outsourcing IT secara global telah tumbuh dari US$ 176.800.000.000 pada tahun 2003 menjadi US$ 253.100.000.000 pada tahun 2008.

Perubahan terkemuka di arena outsourcing adalah pertumbuhan offshore outsourcing. Didorong oleh tekanan globalisasi dan kebutuhan untuk mengatasi peluang dan ancaman dari persaingan global, perusahaan melihat sumber daya yang lebih murah tersedia di negara-negara lain. Sumber daya yang lebih murah banyak tersedia di negara-negara seperti India, Cina dan Filipina.

Pengaturan outsourcing dianggap sebagai offshore outsourcing ketika tanggung jawab untuk pengelolaan dan pemberian layanan teknologi informasi didelegasikan kepada penyedia layanan yang terletak di negara berbeda dari klien. Tiga negara terkemuka di arena offshore outsourcing adalah India, Israel, dan Irlandia. Kanada dan Meksiko juga populer di kalangan klien AS karena kedekatan geografis. Beberapa klien menganggap offshore outsourcing lebih menarik karena lokasi tersebut memfasilitasi pemantauan terus menerus. China juga dengan cepat mendapatkan popularitas karena biaya rendah tenaga kerja.

Pendorong offshore outsourcing, seperti halnya dengan domestic outsourcing, adalah tekanan untuk memotong biaya yang terkait dengan IT serta tetap menjaga dan meningkatkan proses. Perbedaan waktu antara klien dan penyedia layanan offshore outsourcing mengakibatkan hari kerja yang panjang sehingga produktivitas IT dapat ditingkatkan. Dengan distribusi kerja yang efisien antara lokasi klien dan penyedia layanan, proyek secara teoritis dapat diselesaikan lebih cepat

Perusahaan juga beralih ke offshore outsourcing karena kurangnya sumber daya IT untuk melakukan tugas yang diperlukan. Dihadapkan dengan tidak tersedianya profesional terlatih, perusahaan melihat ke negara lain untuk mendapatkan akses ke pengetahuan personil dan aset berharga IT. Offshore vendor biasanya memiliki personil IT terlatih dengan pengetahuan teknis yang diperlukan dan keterampilan. Vendor ini juga telah menyadari kebutuhan untuk melatih staf mereka tidak hanya di teknologi terbaru, tetapi juga dalam keterampilan manajemen dan komunikasi dan telah mendirikan banyak fasilitas kelas dunia untuk melakukannya. Keahlian teknis tersebut dan kualifikasi staf membuat perusahaan-perusahaan vendor sangat menarik bagi klien karena klien melihat ke aktivitas outsource yang melibatkan tingkat tinggi dan keterampilan teknis.

Selain itu, offshore vendor telah mendapatkan sertifikasi untuk membuktikan kemampuan mereka untuk melaksanakan dan memberikan kualitas kerja. Sertifikasi ini menjamin bahwa vendor telah mengikuti praktek-praktek kualitas dalam pengelolaan proyek dan dapat mengembangkan hubungan klien-vendor. Vendor menyesuaikan praktek mereka dengan standar di daerah yang berbeda, termasuk proses pengembangan perangkat lunak (misalnya CMM), manajemen tenaga kerja (misalnya PeopleCMM), dan keamanan (misalnya ISO 17779). Beberapa klien memberikan perhatian khusus mengenai sertifikasi dalam evaluasi vendor dan proses seleksi. Namun, sementara beberapa perusahaan besar melihat ke arah sertifikasi untuk jaminan kualitas dan keberhasilan dalam proyek-proyek offshore, perusahaan kecil dan menengah fokus pada hubungan pribadi dalam pemilihan vendor.

Offshore outsourcing tumbuh pada tingkat yang lebih cepat daripada domestic outsourcing di Amerika Serikat. Sementara domestic outsourcing di Amerika Serikat tumbuh pada tingkat 10%-15% per tahun, offshore outsourcing tumbuh pada tingkat lebih tinggi dari 20%. Diperkirakan pada tahun ini sebuah organisasi akan mengirimkan rata-rata 60% aplikasi untuk offshore outsourcing.

Banyak vendor IT luar negeri memiliki cabang untuk mengelola kesepakatan proses bisnis outsourcing (business process outsourcing atau BPO). Contohnya adalah Spectramind milik Wipro dan Progeon milik Infosys. Diperkirakan bahwa pasar BPO offshore akan tumbuh pada tingkat 79% setiap tahun untuk mencapai ukuran sebesar US$ 24.200.000.000, sementara pasar offshore outsourcing diperkirakan akan tumbuh pada tingkat 43% dan mencapai US$ 56.000.000.000 pada tahun 2009. Saat ini, outsourcing untuk IT mendominasi jasa offshore outsourcing, yaitu sekitar 28%-50%.

DAFTAR PUSTAKA

1. O’ Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System, 12th ed. Mc Graw-Hill Companies, Inc
2. Co-sourcing (http://en.wikipedia.org/wiki/Co-sourcing)
3. Educause Journal (net.educause.edu/ir/library/word/CISDT1012.doc)
4. Empirical Study of IT Outsourcing (http://aisel.aisnet.org/cgi/viewcontent.cgi?article=1068&context=icis1995)
5. IS Outsourcing and Insourcing (http://www.pacis-net.org/file/1997/3.pdf)
6. IT Service Strategy (http://www.itservicestrategy.com/comparison-itil-sourcing-and-delivery-strategy)
7. Outsourcing and Offshoring (http://isdsclass.bus.lsu.edu/isds3105/3105c/outsourcing.html)
8. WP – Taming the Data Center (http://www.newworldready.com/downloads/wp-taming_the_data_center.pdf)

Microsoft Word – Tugas Indi

Welcome to Blogstudent.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging!